Stell dir vor, du wirst geprüft.
Eine Behörde, ein Eigentümer, ein Anwalt. Irgendjemand will wissen, was vor 14 Monaten mit einem bestimmten Dokument passiert ist. Wer es hatte. Ob es verändert wurde. In welcher Form es zum Zeitpunkt X vorgelegen hat.
Wie sicher bist du, dass deine Software diese Frage beantworten kann?
In den meisten Systemen lautet die ehrliche Antwort: nicht sehr.
Dateien werden überschrieben. Alte Versionen verschwinden. Was heute im System liegt, sagt dir nichts darüber, was gestern drin war.
Das ist kein Fehler. Das ist einfach die Art, wie die meisten Systeme gebaut wurden.
Bei Units-Master haben wir das anders entschieden.
Kein Dokument wird gelöscht.
Wenn eine Datei verändert werden muss, passiert folgendes: Die alte Version bleibt erhalten und wird als solche markiert. Eine neue Version ersetzt sie im aktiven Bereich. Beide existieren. Die Geschichte bleibt vollständig.
Das klingt nach einer kleinen technischen Entscheidung.
In der Praxis bedeutet es: Jede Änderung ist nachvollziehbar. Jeder Zeitpunkt ist rekonstruierbar. Es gibt keine Grauzone darüber, welche Version wann gültig war.
Für eine Hausverwaltung, die täglich mit Mietverträgen, Wartungsnachweisen, Übergabeprotokollen und Abrechnungen arbeitet, ist das keine Komfortfunktion.
Es ist Rechtssicherheit.
Dazu kommt eine Frage, die oft vergessen wird: Wo liegen diese Dokumente eigentlich?
In vielen Systemen ist die Antwort unklar. Irgendwo auf einem Server. Vielleicht gesichert. Vielleicht nicht.
In Units-Master sind alle Dokumente auf jedem Weg verschlüsselt. Auf der Festplatte, in der Datenbank, während der Übertragung, in jedem Backup. Nicht eine Ebene. Alle gleichzeitig.
Was das bedeutet: Selbst wenn jemand Zugriff auf eine dieser Ebenen erlangt, sind die Daten ohne den richtigen Schlüssel wertlos.
Das entspricht nicht nur den deutschen GoBD-Anforderungen, die als einer der strengsten Dokumentenstandards im deutschsprachigen Raum gelten. Es geht darüber hinaus.
Warum bauen wir das so?
Nicht, weil wir müssen.
Der österreichische Gesetzgeber verlangt das in dieser Form nicht. Wir könnten es einfacher bauen und trotzdem compliant sein.
Aber Hausverwaltungen arbeiten mit dem Eigentum anderer Menschen. Mit Verträgen, die jahrzehntelang gültig sind. Mit Dokumenten, die im Streitfall über Haftung entscheiden.
Software, die in diesem Umfeld eingesetzt wird, sollte nicht das gesetzliche Minimum abbilden.
Sie sollte standhaft sein, wenn es darauf ankommt.
Wozu andere Anbieter irgendwann gezwungen werden, haben wir von Anfang an eingebaut.
Nicht als Reaktion auf Regulierung. Als Grundlage.
Wenn du wissen willst, wie das in der Praxis funktioniert und was es für deine tägliche Arbeit konkret bedeutet, kontaktieren Sie uns.